Die Suche nach der Location steht oft ganz am Anfang der Eventplanung. Online-Plattformen können dazu genutzt werden, einen Überblick und ein erstes Gefühl für Locations in der Region zu bekommen. Ich habe mich mit Expertin Kerstin Michels von Event Inc unterhalten. Event Inc ist der führende Online-Marktplatz für Eventlocations im deutschsprachigen Raum.

DJ MXM: Hallo Kerstin, ihr vermittelt Locations für Hochzeiten und Corporate Events. Welchen Tipp würdest du Paaren geben? Worauf sollte man bei der Suche achten?

Natürlich sollte man frühzeitig mit der Planung beginnen – besonders, wenn man unbedingt an einem Samstag im Sommer heiraten möchte. Das sind die beliebtesten Daten, die auch oft schon über ein Jahr vorher ausgebucht sind. Gerade, wenn man ein kleineres Budget hat, sollte man an die Randmonate gehen. Auch im Frühling, Winter und Spätherbst lassen sich tolle Hochzeiten veranstalten - man hat eine ganz individuelle Atmosphäre und es ist etwas Anderes als die klassische Sommerhochzeit. Ein schöner Tag im Frühling beispielsweise wäre ideal, da muss man allerdings ein bisschen spekulieren und Glück mit dem Wetter haben. Auch schöne Winterhochzeiten sind möglich und haben den Vorteil, dass man ein preislich besseres Angebot bekommen kann, als wenn man im Sommer heiratet.

Auf eurer Seite kann man Locations nach Ort, Anlass, Gästeanzahl und Preis filtern. Sind das die zentralen Kriterien bei der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation?

Letztendlich entscheidend sind das Budget und die Gästeanzahl. Die Gästeliste ist das Erste, das feststeht. In Deutschland haben wir bei Hochzeiten ein durchschnittliches Budget von etwa 8.000 Euro – anders als in Amerika, wo es bei 30.000 bis 50.000 Euro pro Hochzeit liegt.

Du hast schon die Vorlaufzeit angesprochen. Wann sollte man anfangen zu suchen?

Wenn man in einer der beliebtesten Locations heiraten möchte, dann sollte man über ein Jahr vorher anfangen. Allerdings kann man aber auch immer kurzfristig noch etwas finden. Wir bieten einen Hochzeitsberatungsservice an, der da auch gerne noch mal mit Geheimtipps weiterhilft. Wenn man jedoch an einem Samstag im Sommer heiraten möchte, dann sollte man rechtzeitig mit der Suche anfangen.

Was ist mit den Freitagen? Ich bin der Meinung, dass der Freitag früher nicht so beliebt war. Seht ihr da bestimmte Trends?

Das ist die Alternative – ich möchte im Sommer heiraten und wähle einen Freitag. Das ist der Tag, den die Locations häufig günstiger anbieten als den Samstag. Eigentlich ist es ideal, denn man hat zwei Tage Zeit, sich auszukurieren. Man bekommt das auch ganz gut hin, je nachdem, von wo die Gäste anreisen. Entweder nehmen sich die Gäste einen Tag frei oder man feiert mittags im kleinen Kreis und abends im großen Kreis, wenn die Gäste zur Party kommen. Da lassen sich sehr schöne Konzepte umsetzen.

Wie viel Budget sollte man pro Person einplanen?

Das ist sehr stark davon abhängig, wo man feiert: Soll die Feier mitten in der Großstadt, auf dem Land oder sogar in einem Schloss stattfinden? Was möchte man seinen Gästen bieten? Ein ganz gutes Budget sind etwa 80 Euro pro Person. Dafür findet man überall etwas. Bei 100 Euro pro Person kann man schon eine anständige Sause feiern. 

In Hannover ist man fast immer mit 100 Euro dabei – viel günstigere Locations gibt es selten...

Es gibt nicht viele, aber die gibt es. Man kann ja auch mal nur in ein Restaurant gehen. Das kommt darauf an, wie groß man das Package haben möchte. Es muss ja nicht immer Nachmittagssnack, Kuchen, Abendessen und Buffet sein. So viel isst schließlich kein Mensch am Tag und die Hälfte bleibt liegen – da kann man schon ein bisschen spielen.

Was würdest du jemandem empfehlen, um Kosten einzusparen?

Spar lieber am Kleid als am Essen und an der Party – das Kleid trägt man nur ein Mal, die Erinnerung an die Party hat man für immer. Das ist mein Ansatz, den muss jedoch nicht jeder teilen.

Könnt ihr an den Daten gewisse Trends erkennen? Ist ein bestimmter Locationstil bei Hochzeiten angesagt?

Scheunen sind aktuell sehr beliebt und oft früh ausgebucht. Besonders angesagte Themen sind „Shabby Chic“ und DIY-Scheunenhochzeiten, wo die Paare alles selbst machen. Das ist mit viel Aufwand und oftmals mit hohen Kosten verbunden, da viele Sachen organisiert werden müssen wie Technik, Licht und Dekoration.

Ist es da nicht manchmal lohnenswerter, eine voll ausgestattete Location zu buchen?

Das muss man für sich selbst entscheiden. Will ich alles selber machen, habe ich die Zeit und will ich den Stress? Oder ist das für mich gut investiertes Geld?

Worauf sollten Paare beim Kleingedruckten achten? 

Man sollte vorher auf jeden Fall klären, wie lange in der Location gefeiert werden kann. Welche Kosten kommen noch dazu, wenn es in die Verlängerungsstunde geht? Da sollte man sich vorher gut informieren. Ärgerlich ist es auch, wenn irgendwann das Getränkekontingent verbraucht ist. Auch Stornierungsfristen sind ein Punkt, mit dem man sich auseinandersetzen sollte, auch wenn das auf den ersten Blick unromantisch erscheinen mag.

Wie handhabt ihr das mit Locations, die eine Lautstärkebegrenzung haben? Das ist ja auch ein unangenehmes Thema für Locations.

In der Regel darf man bis 22 Uhr laut sein. Alles, was darüber hinausgeht, ist natürlich immer individuell von Location zu Location unterschiedlich. Wir haben die Informationen vorliegen, ob es Lautstärkeeinschränkungen gibt.

Nehmen wir an, ich suche eine Location für 50 Personen. Würdet ihr auch eine Location empfehlen, die größer ist oder tendenziell für größere Gesellschaften konzipiert ist?

Es kommt immer auf den Schnitt der Location an und wie sich die Location gestalten lässt. Man bekommt immer auch eine größere Location für weniger Leute aufgebaut, indem man dann z.B. noch einen Loungebereich hineinnehmen kann und besser abtrennt. Da muss man sich auf jeden Fall vorher Gedanken machen. Wie viele Personen passen rein, wie viele kommen bei mir und was mache ich, damit sich das nicht verläuft?

Welchen Anteil nehmen Corporate Events und Hochzeiten bei euch ein? 

Wir haben einen B2B-Anteil von etwa 60 Prozent, dazu zählen zum Beispiel Firmenevents, Tagungen etc. Dem stehen 40 Prozent B2C-Anteil wie zum Beispiel Hochzeiten und Geburtstage gegenüber.

Wie unterscheidet sich der B2B-Bereich vom Privatkundenbereich? Ist das für euch als Unternehmen ein großer Unterschied im Ablauf?

Firmenkunden haben einen kürzeren Vorlauf im Vergleich zu Privatkunden, aber auch einen schnelleren Entscheidungsrhythmus. Es wird das Event geplant, dann gibt es ein Projekt und das wird dann durchgezogen. Bei Hochzeiten zieht sich die Entscheidung für eine Location teilweise länger hin.

Kommen da viele Anfragen von Agenturen oder kümmern sich die Firmen direkt um die Weihnachtsfeiern?

Wir haben beides: Es gibt Anfragen von Agenturen und direkt von Firmen. Es sind auch unterschiedliche Personen, die anfragen. Für die Weihnachtsfeiern gibt es teilweise komplette Teams, die diese organisieren oder die Sekretärin, die das jedes Jahr in die Hand nimmt. In größeren Unternehmen gibt es Eventabteilungen, die die komplette Eventplanung übernehmen oder Agenturen, die für Kunden auftreten.

Die meisten Weihnachtsfeiern finden vermutlich im Dezember statt?

Ja, bei Feiern im Dezember gilt auch wie bei einer Hochzeit im Sommer eine Vorlaufzeit von etwa einem Jahr. Zur Weihnachtszeit 2018 kommen die ersten Anfragen für 2019. Gerade, wenn man mit 200 Personen feiert, gilt „nach der Weihnachtsfeier ist vor der Weihnachtsfeier“. Für kleinere Gruppen kann man noch sehr kurzfristig etwas finden. Die Hauptsaison für Weihnachtsfeieranfragen ist September/Oktober – allerdings gilt das für kleinere Gruppen. Gerade, wenn man als große Firma feiern möchte, dann sollte man sich rechtzeitig kümmern.

Was machen Firmen, wenn sie eine große Feier planen, jedoch spät dran sind und Schwierigkeiten haben, eine geeignete Location zu finden? Habt ihr da Geheimtipps und wie geht ihr damit um?

Wir geben unser Bestes, um eine Location zu finden und meistens klappt es auch, da wir auf einen großen Pool an Locations zurückgreifen können. Da muss man natürlich ein bisschen flexibler sein, aber meistens finden wir auch kurzfristig eine Location. Entweder ist man von der Art, der Lage der Location oder vom Veranstaltungstag her flexibel. Aber wir haben da ein sehr großes Portfolio. Einen Tag vorher ist echt problematisch – haben wir aber auch schon hinbekommen. Generell können wir auch mit kurzfristigen Anfragen umgehen.

Vielen Dank für das Gespräch! Euch weiterhin viel Erfolg!


Fotos: Anja Schneemann

Location:
Scheune in Eime/Hildesheim
Kontakt: Diethard Horst
dh@welfenhof.de

Über Kerstin Michels:
Kerstin Michels ist seit über vier Jahren bei Event Inc und war von Anfang an mit dabei. Begonnen hat sie im Locationscouting, wo sie in Berlin die ersten Locations auf die Seite geholt und das Portfolio aufgebaut hat. Dann hat sie sich bei Event Inc weiterentwickelt und ist aktuell im Business Development tätig. Studiert hat sie Marketing & Kommunikation in Berlin, war dann im PR- und Pressebereich bei Auktionata, bevor sie zu Event Inc gegangen ist.

Über Event Inc:
Das 2014 von der Serienunternehmerin Janna Schmidt-Holtz gegründete Start-Up Event Inc GmbH ist der führende Online-Marktplatz für die Vermittlung von Eventlocations in über 130 Städten Deutschlands, Österreichs und der Schweiz. Mit über 20.000 Partnern in den wichtigsten Metropolregionen in DACH zeichnet sich das Unternehmen durch einen Premium B2B-Service, sowie einen modernen Internetauftritt, aus. Zudem überzeugt es durch eine qualitätsorientierte, persönliche und kostenfreie Beratung der erfahrenen Location-Experten und -Scouts. Im Fokus des Geschäftskonzeptes steht die Vermittlung von Veranstaltungsflächen im B2B-Bereich; sprich Messe-, Tagungs- und Kongressveranstaltungen sowie Räumlichkeiten für Meetings. In der erweiterten Zielgruppe bedient Event Inc ebenfalls die B2C-Märkte und vermittelt Eventflächen für private Veranstaltungen. 
https://www.eventinc.de

Über DJ MXM:
DJ MXM kommt ursprünglich aus Hannover und ist deutschlandweit als DJ auf Hochzeiten und Events aktiv. In seinem Blog beschäftigt er sich mit den Fragen, die seinen Kunden auf dem Herzen liegen.
https://www.djmxm.de